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DESK SHARING BUCHUNGSSYSTEM

Das Desk Sharing Buchungssystem ist eine Microsoft Cloud-Lösung für Ihr Business, mit der sich Arbeitsbereiche und Unternehmensausstattung verwalten und buchen lassen.

OPTIMIEREN SIE IHRE OFFICE AUSLASTUNGEN

Das Desk Sharing Buchungssystem für hybrides Arbeiten umfasst eine Bandbreite an Funktionen, die Ihnen bei dem Verwalten von Arbeitsplatzressourcen (Arbeitsplätze, Kantinenplätze, Parkplätze, technische Ausstattungen etc.) behilflich sein soll. Die App teilt sich in die zwei Funktionsbereiche Booking App‟ und Backoffice App‟ auf.

Die „Booking App‟ wird von Ihren Mitarbeiter:innen für Buchungen der Arbeitsressourcen verwendet.

Die „Backoffice App‟ dient der Anpassung, Auswertung und Verwaltung der Buchungen sowie globale Einstellungen durch autorisierte Personen innerhalb Ihrer Organisation.

Unsere Lösung lässt sich problemlos an Microsoft Teams anbinden und unterstützt Sie dabei, schnell und unkompliziert Ihre Arbeitsressourcen zu verwalten.

 

BOOKING APP

  • Innerhalb der Booking App können Sie Ihre vergangenen und ausstehenden Buchungen in einer Listenansicht einsehen und bei Bedarf unter der Option „Suche“ die Buchungen Ihrer Kolleg:innen einsehen. Somit können Sie sich bei Projekten entsprechend im Büro einbuchen.

  • Sie können mehrere Buchungen an einem Tag tätigen, falls Sie verschiedene Ressourcen (wie bestimmte Ausstattung am Arbeitsplatz) nutzen möchten. Außerdem können Sie eine Serienbuchung einstellen, um den Buchungsvorgang zu beschleunigen, wenn Sie denselben Platz an mehreren Tagen nutzen möchten.

  • Der Buchungsassistent hilft Ihnen bei einzelnen Arbeitsplätzen den Überblick zu behalten und einzusehen, wer wie lange eine Ressource geblockt hat.

  • Sie können auswählen, ob sie bei einer Buchung die Plätze auf einer hinterlegten Karte anzeigen lassen möchten, oder ob sie eine übersichtliche Auflistung bevorzugen.

  • Die App kann im Backoffice individuell farblich angepasst werden. Hierzu wird die RGB-Farbtabelle verwendet. Somit kann die App bei Bedarf Ihre Unternehmensfarben widerspiegeln.

  • Mitarbeiter:innen können sich an Ihren Arbeitsplätzen einchecken. Wenn Sie sich nicht einchecken, haben Admins die Möglichkeit den Arbeitsplatz für andere Kolleg:innen freizuschalten.

  • Das Desk Sharing Buchungssystem ist für Android, iOS und jeden gängigen Web Browser verfügbar.

 

BACKOFFICE APP

  • In der Backoffice App nehmen autorisierte Personen Änderungen vornehmen. Admins können die Buchungen aller Mitarbeiter:innen einsehen. Bei Bedarf können diese auch angepasst, korrigiert oder gelöscht werden (beispielsweise bei Krankheitsfall des Mitarbeitenden).

  • Dashboards zeigen relevante Auswertungen aus dem Buchungsverhalten der Mitarbeiter:innen grafisch an. Treffen Sie somit organisatorische Entscheidungen und erkennen Sie eventuelle Kapazitätsengpässe.

  • Sie können beliebig viele Elemente und Räumlichkeiten innerhalb der drei Ebenen Areas‟, Divisions‟ und Sections hinzufügen. Areas stellen beispielsweise Ihre Unternehmensgebäude dar, „Divisions‟ und Sections‟ können einzelne Etagen oder Abteilungsbereiche abbilden. Somit können Sie die Strukturen des Unternehmens gezielt aufteilen und somit einfacher verständlich aufbereiten. Diese sind individuell auf Ihr Unternehmen anpassbar.

  • Sie können ganz einfach Lagepläne oder ähnliche grafische Darstellungen der Bürofläche mit den gängigen Formaten hochladen und mit einem Fadenkreuz Plätze hinzufügen. Diese können Sie bei Bedarf auch zeitweise deaktivieren, falls bestimmte Arbeitsplätze durch geringere Auslastung der Mitarbeiter:innen nicht buchbar sein sollen.

  • In den globalen Einstellungen können Sie jegliche Funktionen für die Booking App festlegen und anpassen. Sie können beispielsweise Serienbuchungen aktivieren und einen Buchungszeithorizont festlegen oder das Anzeigen von Buchungen der Kolleg:innen aktivieren oder deaktivieren.

Sie können unbegrenzt viele Arbeits-, Park- oder Kantinenplätze hinterlegen und somit Ihre Räumlichkeiten realitätsgetreu hinterlegen.

informationen

FUNKTIONEN

Funktionen der Booking App:

  • Auflistung eigener Buchungen sowie (bei Bedarf) Suche nach Buchungen von Kolleg:innen

  • Buchungen verschiedener Elemente innerhalb eines Tages oder anhand von Serienbuchungen

  • Buchungsassistent hilft dabei die verfügbaren Plätze leicht zu identifizieren

  • Buchbare Elemente auf Karten- und Listenansicht auswählbar

  • Farbliche Abgrenzung (durch Statusangaben sowie Farbanpassung der gesamten App zur Einhaltung der Corporate Identity)

  • Check-in und Check-out Option für Mitarbeiter:innen

  • Verfügbar für Android, iOS und Web sowie in Microsoft Teams

Funktionen der Backoffice App:

 

  • Funktionen zum Hinzufügen, Verwalten, Korrigieren, Bearbeiten und Löschen von Buchungen jeglicher Benutzer

  • Dashboards und Statistiken, wöchentliche und historische Ansichten

  • Verwalten von Strukturen (Bereiche, Abteilungen, Sektionen) und buchbaren Elementen (zum Beispiel Arbeitsplätzen, Parkplätzen, technische Ausstattung und vieles mehr)

  • Visuelle Konfiguration von buchbaren Elementen (Kartenansicht) sowie Uploads bestehender Flächenpläne

  • Zahlreiche Anpassungen durch globale Konfiguration in der Backoffice App möglich

  • Aktivierung und Deaktivierung von Elementen (zum Beispiel bei geringer Belegung)

  • Keine lizenzpflichtige Begrenzung der Anzahl von Strukturelementen (zum Beispiel Gebäude, Räume, Arbeitsplätze)

DASHBOARDS

 

Im Bereich „Dashboards“ können Sie sich grafische Darstellungen der Daten aus dem Desk Sharing Buchungssystem anzeigen lassen. Über die Dashboards erfahren Sie alles über das Auslastungsverhältnis Ihrer Räumlichkeiten und können somit nachvollziehen, ob Sie entweder noch mehr Kapazität für Ihre Angestellten benötigen oder ob Sie Kapazitäten beschränken und gleichzeitig Kosten einsparen. Die Darstellung wird automatisiert erstellt und ist tagesaktuell einsehbar.

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EINFACHES ANLEGEN VON NEUEN RÄUMLICHKEITEN

 

Sie können die Raumpläne Ihres Büros in den gängigen Bildformaten hochladen und anschließend individuell über ein Fadenkreuz Sitzplätze festlegen, anpassen sowie aktivieren oder deaktivieren. Alle Räumlichkeiten (Arbeits-, Park- oder Kantinenplätze) lass sich auf die selbe Art anlegen und verwalten und sind benutzerfreundlich designt worden.

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NUTZEROBERFLÄCHE

 

Das schlichte und moderne Design des Desk Sharing Buchungssystems überzeugt mit seiner intuitiven Funktionsweise und visuellen Erleichterungen zur Buchung für Mitarbeiter:innen. Erklärungs- sowie Beschreibungstexte einzelner Elemente können individuell im Backoffice hinzugefügt werden und in dem System eingesehen werden.

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Kontakt

IHR ANSPRECHPARTNER

Lennart Wörmer

Manager im Bereich Microsoft Power Platform und Microsoft Windows Insider MVP.

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